
Conexiones Dinámicas: Optimizando Procesos Organizacionales a través de Flujos de Trabajo y Workflows Integrados
Un flujo de trabajo, también conocido como workflow, consiste en una serie de actividades interconectadas que se llevan a cabo en un orden específico para cumplir un objetivo organizacional. Dichas actividades o tareas son realizadas por los "participantes" del proceso, quienes pueden ser personas o elementos no humanos, como software o maquinaria
¿Qué implica el concepto de workflow en el ámbito tecnológico y cómo contribuye a la gestión eficiente de procesos empresariales?
El workflow puede ser totalmente manual, como en ejemplos anteriores. Sin embargo, el verdadero potencial radica en utilizar la tecnología para automatizarlo. Al hacerlo, podemos reducir costos, incrementar la eficiencia y mejorar la calidad del trabajo, beneficiando tanto a empleados como a clientes.
Hay una categoría de productos de software, surgida en la década de los 90, denominada "Sistemas de Gestión de Workflow" o "Workflow Management System". Estos sistemas facilitan la creación de workflows e incluyen un "motor de workflow" que interpreta dicha configuración para llevar a cabo los flujos de trabajo, asignar tareas a los participantes y cumplir con las reglas empresariales y normativas de la organización involucrada.
Más adelante en el tiempo, y como evolución a los Sistemas de Workflow, surgió la disciplina de Gestión de Procesos de Negocios (Business Process Management – BPM en inglés). Desde un punto de vista formal y teórico no es lo mismo que solamente automatizar un workflow, aunque en la práctica tienen muchos puntos en común. De hecho, la característica distintiva de un Sistema de Gestión de Procesos de Negocios (BPMS) es automatizar workflows; aportando adicionalmente la integración con otros sistemas, la medición del funcionamiento de esos procesos mediante KPIs y su mejor continua.
¿Cuál es el proceso para diseñar un workflow?
Al diseñar un workflow automatizado, es esencial abordar tres preguntas clave: ¿Quiénes? Identificar a los participantes, ya sean humanos o sistemas, responsables de completar las diversas tareas del workflow. ¿Qué acciones realizan? Determinar todas las tareas relevantes para alcanzar el objetivo empresarial. ¿Con qué información trabajan? Establecer los datos pertinentes que los participantes requieren para llevar a cabo sus tareas.
Flujos de trabajo con plataformas de desarrollo low-code y no-code
Una distinción importante entre los sistemas de gestión de workflow es si requieren o no habilidades técnicas y programación para implementar y ejecutar un flujo de trabajo. Las suites de gestión de workflow más antiguas exigían amplios conocimientos técnicos para su instalación y configuración adecuada. Además, requerían programación, por ejemplo, para la definición de formularios o evaluación de condiciones que involucraran varios conceptos. Aunque estas soluciones eran muy flexibles, también resultaban costosas y consumían mucho tiempo. Hace unos años, surgió el concepto de low-code / no-code workflow, que se refiere a herramientas que prácticamente no requieren habilidades técnicas ni programación. La definición del formulario y el diseño del proceso se realizan de manera gráfica. Una persona con conocimientos del negocio, pero sin experiencia en informática, puede automatizar un workflow completo. Estas características reducen drásticamente los costos y tiempos de implementación, permitiendo mostrar resultados rápidamente. Docshare en su versión actual se encuentra en esta categoría, ofreciendo un retorno de la inversión (ROI) mucho más rápido que otros productos e incluso versiones anteriores. En el caso de un workflow administrativo, como el ejemplo de viáticos propuesto, se podría completar su automatización y ponerlo a disposición de los usuarios en solo unas horas (en lugar de meses como sucedía antes). De esta manera, es posible aumentar la productividad de todos los departamentos sin incurrir en costos excesivos o consumir tiempo del departamento de TI (siempre limitado).
Gestor documental
Una característica destacada de Docshare para implementar soluciones integrales sin necesidad de programación es que incorpora un gestor documental. Con esta herramienta, se pueden definir datos, metadatos y luego utilizarlos para realizar búsquedas, informes y análisis de datos sin programar. Es un complemento perfecto para la gestión de workflows. Por ejemplo, en un workflow administrativo de toma de decisiones, tan importante como la automatización paso a paso, es la capacidad de realizar búsquedas históricas para encontrar temas relevantes y toda la documentación asociada. En ese caso, además de definir el workflow y sus niveles de aprobación de decisiones, es importante incluir metadatos que nos permitan, mucho tiempo después, localizar la información almacenada en el sistema de gestión de workflows (WMS).
Para concluir
La automatización de procesos ha experimentado un progreso significativo en los últimos años, y han surgido numerosos conceptos. Los dos más relevantes, Workflow y Gestión de Procesos de Negocio (BPM), aunque no son idénticos, en la práctica, se utilizan de manera casi intercambiable. La idea principal consiste en formalizar y automatizar un conjunto de tareas llevadas a cabo por distintos participantes. Esto resulta en una mayor eficiencia y asegura que todas las tareas se ejecuten siempre en el orden deseado. Además, un gestor documental facilita la búsqueda y localización de información relevante almacenada en el sistema. Una gestión de workflow adecuada no solo nos permitirá ser más eficientes, sino también responder con mayor rapidez a cambios en la demanda, regulaciones o competencia. Una herramienta de desarrollo low-code / no-code nos posibilitará lograrlo en horas o días, en lugar de semanas o meses.
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