La gestión documental se refiere a los procedimientos y recursos esenciales para ordenar, guardar y recuperar registros, así como para automatizar los flujos de trabajo internos de una compañía o entidad. Los documentos pueden estar en formato impreso o electrónico e incluyen acuerdos, formatos, estados de cuenta, solicitudes de empleo, detalles sobre la inscripción en instituciones gubernamentales y muchos otros archivos.
A lo largo de este texto, podrá obtener más información acerca de qué es la administración de documentos, incluyendo las características fundamentales de un sistema efectivo y su operatividad.
La administración documental eficaz mejora la eficiencia.
En promedio, se estima que las empresas que no cuentan con procesos eficientes de gestión documental desperdician alrededor de 20.000 euros debido a problemas relacionados con la organización y recuperación de los documentos. Los errores en la gestión documental pueden incluir extravío de documentos, duplicación de documentos, falta de acceso y pérdida de tiempo en la búsqueda de información importante.
Según una encuesta, los empleados dedican un promedio de 18 minutos buscando los documentos o el papeleo que necesitan para completar una tarea. Esta pérdida de tiempo puede tener un impacto significativo en la productividad y eficiencia de la empresa, y puede llevar a retrasos en proyectos y entregas de servicios.
Por lo tanto, una gestión documental efectiva puede ayudar a las empresas a evitar costos innecesarios, mejorar la productividad de sus empleados y optimizar sus procesos de trabajo.
Organización, acceso, automatización, integración, seguridad y escalabilidad son clave.
Un sistema eficaz es esencial para aprovechar los beneficios de la gestión documental. La simple digitalización no es suficiente. Un software completo debe contar con funciones importantes, como: organización, automatización, integración y seguridad.

La indexación permite búsquedas eficientes de documentos.
Las soluciones de gestión documental indexan y clasifican documentos empresariales para facilitar su búsqueda. Es importante identificar los campos de índice que maximicen la capacidad de búsqueda, como fechas o números de cliente. Además, la gestión documental debe permitir búsquedas por palabras clave y texto completo para una mayor eficiencia.
Los sistemas de gestión documental más avanzados automatizan la indexación para evitar el etiquetado manual. Por ejemplo, si un proveedor médico recibe órdenes del Dr. Fernandez, el sistema puede indexar automáticamente el lote de órdenes con la fecha, tipo de documento "órdenes del médico" y la información del Dr. Fernandez. De esta manera, en el futuro el personal puede consultar fácilmente los documentos buscando cualquier término relacionado en el índice.
Un flujo de trabajo automático mejora la eficiencia de la gestión documental.
Los flujos de trabajo digitales crean procesos lógicos, asignan tareas y sustitutos. Además, la gestión de flujos de trabajo especifica qué procesos los inician, como el almacenamiento de facturas recibidas.
Los flujos de trabajo también pueden activarse por plazos o cambios de estado. Un sistema de gestión de flujos de trabajo controla y supervisa los procesos y los empleados pueden seguir cada paso. Es ideal optimizar los flujos de trabajo que contienen numerosas tareas recurrentes y que son fáciles de definir.
La gestión de expedientes de empleados, facturas y contratos son excelentes áreas para la automatización de flujos de trabajo, lo que aumenta la productividad y reduce los costos. Por ejemplo, el software de RR.HH. puede comprobar la remisión, cumplimentación, firma y almacenamiento correcto de documentos importantes, como contratos y revisiones de rendimiento.

Las capacidades de integración son fundamentales en un sistema de gestión documental.
La integración de un sistema de gestión documental con otras aplicaciones puede aportar aún más valor al software. Nuestra APP, por ejemplo, se integra con éxito en más de 500 aplicaciones diferentes, lo que permite la transferencia de datos desde el sistema de gestión documental a software de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de relaciones con los clientes (CRM), como Sage, QuickBooks, SAP y Microsoft Dynamics.
Además, los registros digitales, formularios y flujos de trabajo pueden ser utilizados por los sistemas de gestión de recursos humanos y nóminas. Con la integración de correo electrónico, ya no es necesario trabajar en proyectos desde la bandeja de entrada, lo que puede llevar a búsquedas largas y frustrantes de información. Los correos electrónicos y sus adjuntos pueden ser indexados y almacenados en el archivo del proyecto correspondiente directamente desde la bandeja de entrada.
¿Cuál es el proceso que sigue un sistema de gestión documental para manejar la información?
Comprender el funcionamiento de un sistema de gestión documental puede ser útil al momento de elegir la opción más adecuada para una empresa. A continuación, se presenta un resumen de los aspectos fundamentales a considerar.
Capture y procese documentos.
Los sistemas de gestión documental emplean diferentes técnicas para adquirir documentos electrónicos y convertir archivos en papel a formato digital. Estas técnicas de captura de documentos incluyen:
Escaneo: Se puede digitalizar documentos en papel utilizando una fotocopiadora multifunción, un escáner de sobremesa o de alta velocidad, e incluso un teléfono inteligente. Estos documentos escaneados pueden ser indexados automáticamente, almacenados, enviados al empleado responsable o utilizados para iniciar un flujo de trabajo.
OCR: OCR son las iniciales de "Optical Character Recognition" en inglés. Esta tecnología permite convertir texto de imágenes en datos que pueden ser procesados por software empresarial.
Captura de correo electrónico: Algunos sistemas de gestión documental permiten indexar y guardar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta correspondiente del proyecto, de forma directa desde la bandeja de entrada.
Importación desde otros sistemas: Es posible importar documentos almacenados en otros sistemas a los gestores documentales. Por ejemplo, estos documentos pueden ser enviados a una carpeta "controlada" que utiliza un flujo de trabajo para distribuirlos a la persona correspondiente.
Formularios electrónicos: Los formularios electrónicos reemplazan a los documentos en papel anticuados, así como a los PDF de difícil navegación y a la entrada manual de datos que es propensa a errores. Estos formularios en línea, estandarizados y convenientes, permiten que la persona que los completa introduzca los datos de manera más fácil. Además, los campos obligatorios reducen el tiempo que se dedica a buscar información faltante.

Mejore la productividad con un seguimiento y gestión documental efectivos.
Una vez que los documentos se encuentran en el sistema, es posible hacer un seguimiento y gestión efectivos, lo que mejora la eficacia de los procesos internos, aumenta la seguridad y reduce los errores.
A continuación te explicamos cómo:
Controles de acceso: Un sistema de gestión documental robusto permite establecer controles de acceso basados en el cargo o el inicio de sesión. Por ejemplo, una persona que trabaja en el departamento de ventas no necesita acceder a todas las facturas que gestiona el departamento de contabilidad. Limitar el conjunto de documentos con los que cada cargo o persona puede trabajar permite mantener seguros los documentos confidenciales y proteger la privacidad de los clientes y empleados.
Registros de auditoría: Los registros de auditoría proporcionan información acerca de quién accede, modifica o imprime los documentos que cumplen con los requisitos de conformidad. Estos registros también permiten conocer la cantidad de documentos que una persona o equipo procesa durante un periodo determinado, lo que facilita el establecimiento de objetivos y la medición de resultados.
Gestión de versiones: Cuando se activa el control de versiones, si un usuario autorizado abre un documento para editarlo, su estado aparecerá como "en uso". Desde ese momento, el documento se convierte en de sólo lectura para otros usuarios. Cada vez que se registra de nuevo un documento, se asigna un nuevo número de versión automáticamente.
Asegure el almacenamiento de sus documentos para su recuperación en situaciones de catástrofe.
Los documentos digitales ofrecen mayor seguridad que los documentos en papel. En primer lugar, las copias digitales no se desgastan, rompen o decoloran. Además, no es posible que se extravíen, roben o se dejen accidentalmente en una sala de descanso donde puedan ser vistos por cualquiera. En segundo lugar, los sistemas de gestión documental digital utilizan los protocolos de seguridad y encriptación más actualizados, por lo que los documentos confidenciales no son tan vulnerables a los hackers como lo serían si se enviaran por correo electrónico después de ser escaneados.
Existen diversos tipos de sistemas de gestión documental.
La elección de un sistema de gestión documental basado en la nube, local o híbrido dependerá de varios factores, incluyendo la infraestructura de TI de la organización, el costo de actualizar el hardware, la experiencia y ancho de banda del equipo. Las consideraciones presupuestarias también son importantes. A continuación se presenta información útil para ayudarle a tomar la mejor decisión para su empresa.
A continuación se presentan las ventajas de migrar a un sistema de gestión documental en la nube.
Con un sistema de gestión documental basado en la nube, los documentos y datos se alojan en un servidor central en la nube. En lugar de adquirir y gestionar los recursos usted mismo, puede obtenerlos como una solución SaaS, pagando una suscripción mensual o anual. Esto elimina los costos iniciales de licencia, y las tarifas de soporte y mantenimiento están incluidas en la suscripción.
Tenga en cuenta:
Los costos iniciales de un sistema de gestión documental basado en la nube son menores porque no es necesario invertir en hardware ni en recursos adicionales. Además, la compra de hardware es un gasto de capital que no puede deducirse del impuesto sobre la renta, mientras que los servicios de suscripción son un gasto de explotación que sí pueden deducirse.
No es necesario tener un equipo técnico interno para gestionar el sistema, ya que todo se encarga por usted. Esto deja los recursos informáticos libres para otros proyectos. Los documentos están disponibles en tiempo real en la nube y pueden accederse desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la colaboración y aumenta la eficacia.
Con los sistemas de gestión documental en la nube, se realizan copias de seguridad de los archivos en múltiples servidores ubicados en centros de datos dispersos geográficamente. Esto significa que si hay problemas con las conexiones o los servidores en una zona, otros servidores en la red en la nube se encargan de manejar la carga.

Ventajas de elegir un software de gestión documental local.
Si su empresa cuenta con suficientes recursos informáticos, puede ser conveniente implementar un sistema de gestión documental y automatización de flujos de trabajo en su propio centro de datos, junto con sus otras aplicaciones.
Tenga en cuenta:
La implementación de un software de gestión documental local implica una gran inversión inicial en licencias de software, además del costo de la aplicación, soporte informático y hardware.
Con un software de gestión documental local, usted tiene un control absoluto sobre el software y los documentos que almacena. Esto significa que puede optar por confiar el mantenimiento y soporte a su equipo de TI o trabajar con su proveedor de software.
Una ventaja de usar un software de gestión documental local es que no se necesita acceso a Internet para trabajar con documentos internos. Si la red interna sigue funcionando, el personal puede seguir trabajando en cierta medida incluso si falla la conexión a Internet.
En algunos casos, la mejor opción puede ser una combinación de ambas alternativas, es decir, utilizar una solución de gestión documental híbrida que combine un sistema local con la nube.
Otra opción es implementar un modelo híbrido que combine servicios en la nube con software local. Por ejemplo, se puede utilizar un sistema basado en la nube como copia de seguridad o almacenamiento de documentos para un sistema local, o integrar un desarrollo en la nube con un ERP local.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de documentos para su empresa?
La gestión documental eficaz ofrece muchas ventajas para las empresas, incluyendo un ahorro total, una mayor satisfacción del cliente, un aumento en la moral de los empleados y una mayor facilidad para cumplir con las normativas legales. Empresas de todos los tamaños pueden mejorar su capacidad de innovación al automatizar tareas manuales tediosas que distraen a los empleados de trabajos estratégicos y decisiones críticas.